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    企業OA系統實施的三個原則
    發布日期:2011-9-28 信息來源:http://www.suben1688.cn

    要做好企業OA系統的實施,必須遵循穩步推進的方法,在此過程中要盡可能避免出現貪快求全而出現的“人機矛盾”,防止培訓服務不到位、不人性而使員工對新系統有怨言甚至抵制心態。因此在系統的實施過程中,伴隨的是對企業員工原有辦公習慣的改變。特別是對于發展時間較長的企業而言,員工在長期的辦公過程中形成的習慣,想在短時間之內完成較為完美的改變,其難度是不言而喻的,要很好的解決這問題,這需要在系統的實施過程中遵循“三原則”。
    1、企業OA系統的實施,注重培訓效果、設立考核機制
    培訓是確保企業員工能夠逐漸學會和掌握企業OA系統的必備手段,特別是對于細節功能較多、與企業特點結合較深、具備的個性化因素較多的辦公系統而言。因此,要高度重視培訓工作,通過細節化、周全化、多樣化的培訓來確保職工掌握辦公系統的水平。
    一方面,需要在培訓之初制定合理的培訓計劃,對各部門的員工和核心人員進行培訓;另一方面,要考慮到各個不同部門在企業OA系統中所運用到的不同功能,根據其個性化特點進行有針對性的培訓,做到有的放矢;最后,還要重視在培訓過程中制定考核環節,利用模擬操作、實戰比賽等模式對培訓效果進行檢驗,以確保員工能夠較好地掌握OA的系統功能。

    2、企業OA系統的實施講策略,調動職工的積極性
    在企業OA系統正式上線后,憑借著對各部門員工的操作和技能培訓,把日常工作中的各部門充分借助OA系統進行自動化、流程化的辦公和管理,然而實施初期企業還往往容易面臨一個問題,就是員工對于OA系統的應用積極性不高。
    針對這種情況,要在企業OA系統的實施過程中講求一些策略,激發和調動起員工的積極和運用系統進行辦公和管理的積極性。這其中既可以根據企業實際情況,進行在線考勤、在線交流、在線話題討論、在線公告、在線即時通訊等各種功能,可以充分展現OA系統的便捷性,讓各部門職工能夠積極參與的活動,還可以通過對應用得當、表現積極優秀的員工進行相應獎勵的方法激發起其他員工使用OA系統的熱情和積極性。

    3、企業OA系統的實施,設立過度緩沖期、杜絕冒進做法
    對于企業員工而言,要讓他們改變以往日常工作中養成的做法和習慣,不是很容易的事情,但管理者往往對于企業OA系統的作用抱以厚望,期待能夠快速地發揮出OA系統的高效作用,容易產生求快的冒進心態與做法。須知,這種做法對于OA系統的實施和推廣有弊而無利。
    所以,在實施過程中設定一個過渡期,在這個時間階段內,制定計劃,按照部門、用戶和業務類型,逐步進行普及和推廣,先簡后繁,運用以一帶二,以老帶新的辦法,通過小范圍的熟悉和推廣,帶動更多部門、更多職工接受和習慣新的辦公系統,形成新的辦公習慣。通過這種有計劃、有步驟的實施策略,發揮過度緩沖期的作用,最終使職工逐漸熟悉和習慣使用企業OA系統。

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