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    如何做好OA系統實施?
    更新日期:2011-8-31 信息來源:http://www.suben1688.cn

    OA系統的使用不同于一般的產品采購,oa的應用是一個面向單位眾多對象的系統工程,需要結合用戶的需求進行實施和推廣,甚至包含個性化的oa定制開發。以企業oa為例,要做好OA系統實施,需要分析企業的管理模式和業務模式,結合企業自身的需要和特點進行處理。企業需要與OA系統軟件廠商一同分析研究,借鑒OA系統軟件廠商的行業經驗結合企業的管理需求,制定一套具體的流程管理、培訓和日常維護的實施計劃。具體而言,企業用戶做好OA系統實施需要重點關注以下幾個方面:
    一、明確OA系統實施的需求和目標
    為了確保OA系統的應用效果,對企業的管理需求和OA系統實施之后要實現的目標有明確的定位。一方面,可以讓管理團隊從初中級管理人員到高級管理人員提出各自的設想,從管理層之中獲取管理者意愿達到的目標,因為他們的管理理念和設計是OA藉以實現其價值的核心所在;另一方面,回顧、分析和總結以往人工管理的記錄,對過往管理記錄通過分析和總結,發現其中存在的不足與缺憾,找出人工管理之中導致的不嚴謹的漏洞環節,從而可以做到有的放矢的改進意見,在后續OA系統的應用過程中可以有針對性地設計流程,彌補相關漏洞環節。
    參考文章:如何做好OA辦公系統需求分析
    參考文章:OA辦公系統需求分析之常見誤區

    二、做好OA系統實施的相關準備
    在系統實施過程中,包括以后的運行和維護都需要企業做好相應的準備,典型包括人員的配備、需求計劃、開發計劃、測試計劃、系統培訓,上線時間,后續維護與擴展等,這方面的工作需要在系統實施之初即準備充分,不能臨時上馬或者中途減少或撤銷,否則對于OA的正常實施以及以后的系統維護與運行將造成不利的影響。同時確定系統維護人員并進行相應的培訓,由OA公司提供相關的技術培訓,讓其充分掌握系統的相關功能模塊與日常維護技能等,從而為日后OA系統的正常運轉和日常問題處理提供支持和保障。
    參考文章:淺析中小企業OA計劃

    三、確立OA系統實施的計劃,按步驟開展
    對于OA系統實施而言,需要根據企業實際情況有計劃的執行。為了防止過快的實施導致企業管理層和員工難以快速掌握和接受,導致應用不暢帶來的負面情緒甚至是抵制情緒等,對于辦公系統的實施工作應當采取一步步實施的方法。一般而言,企業用戶可以選擇分期實施,先在某些計算機和業務基礎好的部門進行系統的實施,對技術接受能力較強的員工進行集中培訓,讓其掌握相關應用技能,繼而將這些部門建設成為示范性的部門,起到帶動影響作用。繼而在向其他部門推廣,逐步實施,讓更多普通員工都能欣然接受這一全新的辦公模式,并且可以發揮已經掌握操作技術的員工的帶動、示范和指導作用。
    參考文章:常見OA辦公系統項目實施計劃表

    四、制度先行,圍繞OA設計相關制度
    OA系統在企業內部推廣之初,必然后遇到各種人為的阻力和困難,為了保證未來在OA系統進入正式動作之后的流程運轉,企業需要有相關的制度作為保證。充分設想OA運轉過程中可能出現的各種情況,制定流程流轉的注意事項,對各種可能出現的問題進行預先估計和設想,將未來借助OA系統進行管理過程中可能遇到的問題進行明確化規定,從而保證在以后的管理之中可以做到有規可依,有度可循。

    通過OA系統實施,一旦這種辦公模式在企業形成了習慣,OA系統將會得到深入應用,真正實現OA系統應用到企業的日常管理中,企業的辦公模式向著自動化、流程化、效率化的現代辦公管理模式的轉變。

    推薦閱讀:OA軟件實施的基本流程

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