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    企業穩步實施OA辦公系統的三個原則
    發布日期:2011-5-8 信息來源:http://www.suben1688.cn

    OA辦公系統的誕生標志著傳統的、完全依靠人工的辦公模式向著自動化、流程化、效率化的現代辦公管理模式的轉變,因此在辦公系統的實施過程中,伴隨的是對企業員工原有辦公習慣的改變。特別是對于發展時間較長的企業而言,職工在長期的辦公過程中形成的習慣要想在一朝一夕之內完成較為完美的改變,其中的難度不言而喻。
    面對這種情況,要做到實施好OA辦公系統,使全新的現代化辦公系統貫徹到企業的日常辦公和管理之中,必須遵循穩步推進的方法,在此過程中要盡可能避免出現貪快求全而出現的“人機矛盾”,防止培訓服務不到位、不人性而使員工對新系統有怨言甚至抵制心態。要妥善避免和解決這問題,需要在實施辦公系統中遵循“三原則”。
    一、設立過度緩沖期,杜絕冒進做法
    對于企業職工而言,要讓他們快速丟掉以往日常工作中養成的做法和習慣談何容易,但管理者往往對于新進入企業的辦公系統抱以厚望,期待能夠快速地發揮出OA系統的高效作用,容易產生求快的冒進心態與做法。須知,這種做法對于OA辦公系統的實施和推廣有百害而無一利。
    所以,要設立一定的時間作為過度期,在這個時間階段內,制定計劃,按照部門和文件類型,逐步按照順序和類型不同進行普及和推廣,運用以一帶二,以老帶新的辦法,通過小范圍的熟悉和推廣,帶動更多部門、更多職工接受和習慣新的辦公系統,逐步把工作的重心轉移到OA辦公系統之中,形成新的辦公習慣。通過這種有計劃、有步驟的實施策略,發揮過度緩沖期的作用,最終使職工逐漸熟悉和習慣使用OA產品。

    二、注重培訓效果,設立考核機制
    培訓是確保職工能夠逐漸學會和掌握OA辦公系統功能的必經階段,特別是對于細節功能較多、與企業特點結合較深、具備的個性化因素較多的辦公系統而言,培訓在一定程度上決定著職工能否在未來的工作中發揮出辦公系統的作用和效果。因此,要高度重視培訓工作,通過細節化、周全化、多樣化的培訓來確保職工掌握辦公系統的水平。
    一方面需要在培訓之初制定周密的培訓計劃,在不影響企業正常工作的情況下對各部門的職工進行培訓;另一方面要考慮到各個不同部門在辦公系統中所運用到的不同功能,根據其個性化特點進行有針對性的培訓,做到有的放矢;最后,還要重視在培訓過程中制定考核環節,利用模擬操作、實戰比賽等模式對培訓效果進行檢驗,以確保職工能夠較好地掌握必備的操作知識和技能。

    三、日常工作中講策略,調動職工的積極性
    在OA辦公系統正式進入企業上線之后,憑借著對各部門職工的操作技能培訓,這時已經能夠讓職工獨立進行各負責部門的操作,把日常工作中的各部門充分借助OA辦公系統進行自動化、流程化的辦公和管理,然而實施初期企業還往往容易面臨一個問題,就是職工對于新系統的應用積極性不高的問題。
    針對這種情況,要在日常工作中講求一些策略,激發和調動起職工積極運用辦公系統進行日常辦公的積極性。這其中既可以根據企業實際情況,進行在線考勤、在線交流、在線話題討論、在線公告、在線即時通訊等各種可以充分展現OA辦公系統便捷性能,讓各部門職工能夠積極參與的活動,還可以通過對應用得當、表現積極優秀的職工進行相應獎勵的方法激發起其他職工運用OA辦公系統的熱情和積極性。

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