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    OA辦公軟件實施之全員化推廣
    發布日期:2014-4-28 信息來源:http://www.suben1688.cn

    OA辦公軟件不同于其他的管理軟件,是一個面向企事業單位所有人的管理軟件,軟件推廣存在一定的工作量和難度。在經歷了OA需求的規劃、OA產品和軟件廠商的選型、OA系統的開發與實施后,就需要在用戶單位內部進行OA應用的推廣,這是一個長期的過程,也直接關系到OA的使用效果。OA辦公軟件的全員化推廣一般以用戶自身為主,廠商的技術支持與服務為輔。

    OA辦公軟件全員化推廣的目標與意義
    只有將一個單位的日常事務管理在OA中電子化、流程化,并讓絕大多數人都熟練的在一個統一的平臺上辦公,才能真正的發揮OA軟件的協同和協作的效果,才能真正的發揮OA的相關作用,實現規范和提升單位的內部管理,降低單位的管理成本,提高內部的辦公效率和信息的共享能力。
    因此,全員化推廣的目標是要讓大多數人習慣使用OA辦公軟件,并喜歡OA辦公軟件,形成“我為人人,人人為我”的良好氛圍。全員化的推廣是一個單位的一把手工程,也考驗著一個單位的組織管理能力和執行力。

    OA辦公軟件全員化推廣的常見問題
    1、領導不重視
    OA作為面向絕大數人使用的管理軟件,不可能做到讓每個人都滿意,在推廣和使用過程,不同部門的需求和立足點也不同,在使用過程中個,可能會出現各種不同的反對意見,如:最多的是需求方面的問題。如果反對的聲音多了,負責OA實施推廣的人員也會面臨很大的壓力。如果領導本身不重視、不帶頭使用,在OA中執行的制度在線下再執行一遍,無形中增加了很多人的工作量,讓很多人覺得OA可有可無,影響使用者對OA使用的積極性,而隨著更多人積極性的降低,OA的應用就可能越來越被邊緣化,甚至是被最終擱置。

    2、單位內部人員的問題
    一款好的OA辦公軟件需要解決單位的實際管理問題,因此OA辦公軟件的全員化推廣也需要結合單位的具體情況進行實施和推廣。
    部分人錯誤的認為使用OA會額外增加了自己的工作量,這源于對OA辦公錯誤的認識,不考慮軟件適用性所帶來的問題,OA是為了提升單位和人員的辦公效果服務的,應該是減輕自己的工作量。有的是部分人計算機基礎比較差,未適應軟件辦公的習慣,或是由于軟件的易用性不好。此外部分人由于對單位的管理制度存在異議,而OA中包含了這些管理制度,因此也產生抵觸心里。

    OA辦公軟件的全員化推廣,單位的執行力是關鍵,同時要注意推廣的策略和方法,對推廣效果更不能急于求成。首先OA的使用是一個長期的過程,伴隨著企業是單位發展的不同階段,同時也會在實際使用過程中不斷對應用進行深入。承元軟件建議,OA辦公軟件的全員化推廣要遵循“與管理制度相結合,由簡單到復雜,由點到面”的基本原則,從簡單和通用的功能開始應用和推廣,從核心部門和人員開始使用,并與配套的管理制度相結合,將單位日常的事務管理在OA中規范化、電子化、流程化。需要單位的負責人帶頭起示范作用,并逐步在整個單位內形成良好的辦公習慣。

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