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    oa與即時通訊軟件的溝通作用比較
    更新日期:2018-8-23 信息來源:http://www.suben1688.cn

    溝通是企事業單位內部管理的重要手段,不同的單位一般會采用不同的模式,傳統的模式主要采用電話、傳真以及面對面的溝通模式,而重視信息化的企業則更多的采用了oa和即時通訊軟件等方式,oa和即時通訊軟件成了很多現代企業不可缺少的工具。目前部分即時通訊廠商開始鼓吹,即時通訊很有可能成為又一個企事業必備的軟件,甚至將其與oa管理軟件畫上等號,其市場潛力不可忽視,事實真是這樣的嗎?

    應該說,即時通訊軟件更適合于解決個人之間的溝通與協作,但oa的作用遠遠不只用于溝通,一些廠商夸大了即時通訊軟件的效果,提出使用通訊軟件代替oa進行協作與溝通,更是一種以偏概全的說法。那么,如何解決好單位日常辦公和管理過程中的溝通問題呢?承元軟件建議,溝通模式可以是多種多樣的,如:oa、即時通訊軟件、傳統溝通手段等,不同的模式有著各自的優勢和適用范圍,一般可以從以下幾個方面入手:
    一、適合oa溝通的范圍
    1、oa溝通的優勢主要是在企事業單位的內部管理上,日常工作中很多溝通都可以在oa中實現,如:通知、新聞、會議、工作請示與報告、工作計劃、任務的下發與執行等。
    2、結合業務處理、需要權限控制的溝通使用oa比較適合。
    3、流程化的內部溝通與管理,跨時間、跨層級、跨部門的溝通使用oa更為合適。
    4、覆蓋面廣、需要多人參與發表討論的溝通與話題,則可以通過oa來進行管理,可以實現信息的跟蹤、查詢和永久保存。
    5、每天、每周、每月的工作日志則通過oa進行處理,可以實現很好的上下級的互動。

    二、適合即時通訊軟件的溝通范圍
    1、個人的、獨立的溝通與信息傳遞可以通過即時通訊軟件進行處理。
    2、單獨、小范圍的信息和文件可以通過即時通訊軟件來傳播。
    3、各類即時的消息提醒。

    三、其他傳統的溝通方式
    雖然有了現代化的各種溝通手段,但傳統的溝通模式也并沒有完全被代替,如:
    1、重要的、迫切的獨立信息可以電話來進行。
    2、重要的、迫切的、復雜的消息可以采用面談形式進行,面對面的溝通可以更好的增強人與人之間的感情。
    3、企事業單位的內部的會議溝通,線下會議信息量大,比較正式、隆重,但同時存在組織困難、成本高的不足,對于異地辦公的單位更是如此。

    在實際應用中,即時通訊軟件在給單位帶來便利的同時,最大的難題就是難以管理,如:很多人在上班時間談起了私事、插科打諢,上班變成了聊天降低了工作效率,而且人員一旦離職,即時通訊軟件中的溝通信息也同樣遺失。而oa對信息可以做到不同程度、按權限的控制,信息可以完整、按不同分類進行保存,彌補了即時通訊軟件的不足。

    從溝通作用的層面來進行分析和比較,即時通訊軟件和oa有著各自的優勢,前者更多的是個人與個人之間的即時溝通,消息的提醒等,而oa則側向于規模化、流程化、跨部門、跨時間,以及海量信息的溝通,在oa溝通過程中一般可以同時進行業務的處理。oa和即時通訊軟件是兩類不同的軟件,在實際應用中不可相互代替,在相當的一部分用戶單位中同時擁有者兩種軟件,oa和即時通訊軟件的集成與整合可以更好的發揮二者互補的優勢。

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