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    與oa相比,郵件和QQ溝通有哪些不足?
    更新日期:2013-6-19 信息來源:http://www.suben1688.cn

    郵件和QQ等即時通訊軟件簡單易用,日常應用也可謂是非常廣泛,對于很多企業(如:外貿企業)郵件和即時通訊軟件更是不可缺少的必備溝通工具。與郵件和QQ相比較,oa溝通的優勢主要是在企事業單位的內部管理上,日常工作中很多溝通都可以在oa中實現,如:會議、工作請示與報告、工作計劃、任務的下發與執行等,當然oa的作用不僅體現在內部溝通。而與oa相比,郵件和QQ溝通在存在一些不足,如:沒有實時數據,也無法辦理業務,信息無法關聯等。
    一、郵件和QQ無法進行業務的處理
    在企事業單位的日常工作中,經常會出現“溝通”-->“執行”-->再“溝通”-->再“執行”,當我們面對的是“業務處理”、“任務執行”等類型的溝通時,郵件和QQ就無法進行業務的處理和任務的執行了,只能借助于第三方的手段,但溝通和執行信息也就相對的被割裂開了,而在oa中這可以說是最普通不過了。oa是組織行為管理的軟件,可以提升企事業單位內部的溝通效率,協同和協作的能力。oa不僅實現和存儲了內部溝通的記錄,同時也提供了業務處理的操作,有權限的人員和各級部門負責人,可以對自己管轄范圍內的事情進行跟蹤、監督、指導和管控。

    二、郵件和QQ無法很好的解決多環節和多層級的溝通
    通過oa結合企事業單位的實際流程,可以實現跨部門和多層級的溝通,并同時可以進行業務的處理。在此,我們以一個企業的售后故障服務流程為例,客戶人員錄入客戶的故障信息后并初步處理,發送到下一個環節的責任人,由相關部門責任人安排技術服務人員解決,而技術人員也需要將現場處理的結果反饋到系統中。可以肯定在問題處理過程中,會涉及到不同層面反反復復的溝通,對重要或問題級別比較高的,則需要其他部門人員或高層負責人的參與。應該說,這種溝通在oa中可以得到很好的解決,但當每日需要溝通的問題非常多時,通過郵件和QQ則很不方便。特別是當某個問題的處理周期比較長,溝通的細節比較多,參與的人員比較多,郵件會“堆積如山”,郵件和QQ的溝通就已經力不從心了。

    三、郵件和QQ溝通信息無法關聯、檢索和統計
    對于企事業單位來說,內部溝通的內容可能會非常多,涉及到單位的方方面面,通過oa進行溝通,可以是以事件或任務為主線,也可以是以人為主線的溝通,在承元oa具體模塊的使用上,可以采用oa的任務管理、日記、匯報、工作溝通單、流程審批等,以及個性化定制開發的眾多功能,信息之間可以有效的進行關聯,如:在工作的匯報與批示中產生任務,在流程審批中產生各種消息提醒,可以按人、事情的類型等檢索溝通記錄,對溝通記錄進行匯總和統計。而郵件和QQ這方面就存在明顯的不足,特別是一件事情執行過程和周期非常長,溝通的內容也非常多,郵件和QQ無法提供行之有效的管理,更不可能進行單位業務的處理。

    四、oa與郵件、QQ等的結合
    雖然郵件和QQ的溝通作用是oa無法完全代替的,如:oa一般只能是在單位內部使用,而郵件和QQ相對來說沒有這個限制,但對于有一定規模的單位,oa是內部溝通的最佳平臺。在單位內部使用oa進行溝通,可以實現多人、多部門、多層級和不同層面的溝通,在溝通的過程中同時進行業務的處理,而郵件和QQ這方面就相對比較欠缺。
    實際上oa和郵件、短信、即時通訊工具是可以集成的,以承元oa為例,在OA中已經很好的集成企業郵箱,可以在oa中進行郵件的收發,與RTX(相對于企業內部的QQ)等即時通訊軟件的結合,實現對oa的即時消息提醒,從而實現它們之間的優勢互補。

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